En god start på et samarbejde, kan skabe fundamentet for en langsigtet og produktivt relation mellem et kreativt bureau og deres klienter. Ved at etablere, hvor synergierne ligger mellem, hvad bureauet kan tilbyde og hvad klienten strategisk gerne vil opnå, bliver det tydeligt for alle, hvor og hvilken værdi man kan drage af et potentielt samarbejde.
Discovery sessioner er ét af de værktøjer, som man kan bruge til at skabe god kontakt, forståelse og tillid imellem dig og din nye klient, eller samarbejdspartner.
I denne artikel, vil vi gennemgå 10 skridt, der vil sikre dig at få mest ud af dine Discovery Sessioner.
Hvad er en Discovery Session?
En Discovery Session eller opdagelsesmøder, som de også kaldes, er, først og fremmest, en samling af repræsentanter fra begge sider (eks. bureau og klient). De hjælper den servicerende part med at forstå, hvor deres produkter/ydelser kan hjælpe (eller om de kan hjælpe) den anden parts behov.
En Discovery Session hjælper derved begge parter med at blive klogere på hinanden, hvordan deres respektive forretninger fungerer, hvilke mål de har, samt hvilken langsigtet værdi de hver i sær kan tilbyde hinanden.
Sådan afholder du en Discovery Session
Hvorvidt en Discovery Session har været produktiv eller ej, afgøres af, hvorvidt begge sider har fået den rette information, som de skal bruge, samt virksomheden der pitches til, føler sig hørt, værdsat og prioriteret - noget som er afgørende for at skabe tillid.
Så uden yderligere introduktion og omsvøb, så får du her vores 10 skridt til en produktiv Discovery Session:
1. Lav en agenda
For nogle er dette en standard, men der er stadig et alarmerende antal af mennesker, som ikke sætter en agenda for deres møder. Når det kommer til Discovery Sessioner, er dette særligt vigtigt, da du, for det første, mødes med en ny potentiel klient, og for det andet, mennesker som du formentligt aldrig har talt med før, andet end en indledende snak.
Det er vigtigt at begge parter på forhånd ved, hvad de går ind til, når de går indtil et mødet. Du har jo ikke lyst til at spilde din, såvel som andres tid.
En typisk agenda for os, kunne inkluderer følgende:
Tid og sted for mødet (er jeg den eneste der har siddet i et tomt Zoom-kald?)
Baggrunden for mødet og emnerne der skal vendes
Outputtet (hvilke spørgsmål skal begge parter kunne svare på, når mødet er slut)
Forberedende/indledende spørgsmål omkring klientens evt. behov
Et tidsrum for at stille post-session spørgsmål
Udover at give dit møde en struktur med en agenda, så er det også en måde at vise at du respekterer de inkluderedes tid. Det viser dem at du værdsætter deres tid, ved at du ønsker at være så effektiv med den, som overhovedet muligt.
Denne lille ting, har vi fået enorme mængder af ros for og blevet anerkendt som både værende 'professionelle', 'tjekkede' og 'respektfulde' over for vores potentielle klienter.
2. Fokusér på udfordringerne
Inden du begynder at tale om løsninger, overfor en potentiel klient, er det afgørende at du forstår deres forretning, samt dens udfordringer. Først da, kan du præsentere, hvordan dit produkt eller ydelser, ville kunne hjælpe dem med at løse de problematikker, de står over for.
Spørg derfor ind til deres udfordringer, som de ser dem, samt hvilken løsning de er på udkig efter. Nogle vil være specifikke og afklaret med begge dele, mens andre vil være mere vævende og knapt så konkrete i, hvordan de ser udfordringen løst. Begge dele er fine, for de giver dig muligheden for at vise din ekspertise og eventuelt hjælpe den potentielle klient med at forstå deres udfordringer, samt løsningerne der findes i dit produkt eller ydelse bedre.
At forstå dine potentielle klienters udfordringer, vil hjælpe dig med at forstå deres forretning og motivationer og dermed afgøre hvordan dit produkt, eller ydelse kan hjælpe dem med at indfri deres mål - både kort-, såvel som langsigtet.
3. Stil spørgsmål
OK, denne her virker måske indlysende, men ikke desto mindre, så er det afgørende, at du får stillet alle dine opklarende spørgsmål i denne fase, som relaterer sig til kundens ønsker og behov.
Prøv eksempelvis at spørge nærmere ind til dine potentielle klienters udfordringer, målgruppe eller budgetter. Nogle gange kan et enkelt spørgsmål vende hele opfattelsen af projektet på hovedet.
Et eksempel på dette i praksis: en potentiel kunde har givet dig en udfordring om at nå ud med at budskab, til en målgruppe, som er ret bred og svær at spore sig nøje ind på. Hertil spørger du dem, hvilken type af kunde, som udgør den største omsætningsgrad hos dem. Da erfarer du, at ud af den brede målgruppe, er der en minoritetsmålgruppe, som udgør størstedelen af klientens omsætning. Sammen har i nu fundet frem til, hvem det er vigtigst budskabet når ud til og du har noget mere konkret at arbejde ud fra.
4. Brug din unikke viden
En Discovery Session er på mange måder en samtale hvor to parter kan se hinanden an og vurderer, om der er grobund for et samarbejde. Det er derfor uhyre vigtigt, at du bygger tillid ved at sætte din viden omkring branchen, dine produkter/ydelser, konkurrencen og kundens bekymringer i spil.
Lad vær med at gå ud fra, at du er det bedste og det sikre valg for kunden at gå med (også selvom du er det). Vær derimod forberedt på at argumentere for, hvordan dine produkter/ydelser adskiller sig fra konkurrencen, løser kundens udfordringer og dermed er det bedste valg for dem at træffe. Never assume anything.
5. Gør det klart, hvad du tilbyder
Så snart du har skabt en fælles tillid og forståelse, kan du begynde at præsentere din løsning til den potentielle klients udfordring. Vær klar og tydelig i de løsninger du tilbyder, hvad de koster (om ikke andet, et estimeret bud), samt hvordan de specifikt kan hjælpe klienten.
Et eksempel på dette i praksis: en kunde har et ønske om at skabe en kampagne omkring en ny produktlancering, men lancering er fast og leveringen af kampagne er derfor tidssensitiv og må, under ingen omstændigheder overskrides.
Her må du beskrive jeres processer, eventuelt nævne tidligere erfaringer med projekter af samme type, samt hvad der skal til, for at en sådan levering kan finde sted til tiden - hvad kræves der af kunden?
Her er det vigtigt, at du er konkret (og ærlig), så I begge kan vurdere om det kan lade sig gøre. Det er bedre at lade en opgave gå forbi, end at love noget man ikke kan holde.
6. Match ambition med budget
Når du er blevet klogere på den potentielle klients udfordringer og målsætninger, og begge parter kan se synergierne for et samarbejde, bør du begynde at tale om løsningens omkostninger.
Ambitionerne kan meget vel være høje (som de burde), men når det kommer til snakke om løsningens omkostninger, så bliver opgaven nærmere at matche ambition med budget.
Dette kan hurtige ende med at blive en klassisk "mexican stand-off", hvor du på den ene side står og siger "løsningen afhænger af jeres budget" og den potentielle klient står på den anden side "budgettet afhænger af jeres løsning". Dén situation har du ikke lyst til at stå i. Prøv i stedet at gør følgende:
Sæt en tidlig (justérbar) budgetramme i fællesskab, som kan revideres undervejs, som gør begge parter klogere på projektet.
Få klienten til at beskrive, værdien det ville have, hvis løsningen indfriede målene, der var sat for projektet.
Sæt et budget-benspænd (eks. ikke højere end 50 tkr.).
Alle tre eksempler kan hjælpe dig videre i det efterfølgende arbejde, der ligger i at udtænke en løsning. Samtidigt, vil det også sikre begge parter, at der er en fælles forståelse for den økonomiske prioritet for projektet/løsningen.
7. Få dem til at forpligte sig
Nogle potentielle klienter vil være klar, allerede efter jeres Discovery session, til at forpligtige sig til et samarbejde, mens andre har brug for mere tid, eller at se et mere konkret løsningsforslag.
Ved at sikre dig en forpligtigelse, enten i form af et samarbejde, kontrakt eller aftale om et næste møde, så øger det sandsynligheden markant for at projektet, bliver en realitet.
Det giver også muligheden for at planlægge din tid bedst muligt, så du kan drive din forretning bedre og i sidste ende, levere bedre løsninger for dine klienter.
8. Vær parat med et "next-step"
Når en potentiel klient giver udtryk for at de er parate til at arbejde videre med dig, så er det vigtigt, at du kan fremvise dem en plan for, hvad der kommer til at ske efter jeres møde. Dette kan selvfølgelig variere, afhængigt af, hvordan jeres processer ser ud, men uanset hvad, så må der ikke være nogen tvivl hos begge parter om, hvad næste skridt er.
Det er derfor en god idé inden i afslutter jeres Discovery Session at give en tidslinje på, hvad der kommer til at ske og sætte en dato for næste gang i taler sammen.
9. Anerkend et mismatch
Når den potentielle klients værdier, budgetter og bekymringer ikke stemmer overens med din virksomheds mission, kan det være gavnligt for begge parter at anerkende, at der ikke er et match og komme videre i teksten.
Der er ingen grund til at forcere noget, som aldrig var "ment to be" fra starten af. Så er din tid bedre brugt hos nye potentielle klienter, hvis udfordringer passer ind i de løsninger du tilbyder.
Denne øvelse kan være særlig svær, når man er en mindre virksomhed (tro os, we know), men det er, ikke desto mindre en vigtig øvelse, for i sidste ende, så ender den med at spare dig for tid. Tid, som du kan bruge bedre andre steder. Steder, som rent faktisk giver dig og din virksomhed værdi.
10. Bonus: Markedsfør dig, så de ved hvem du er
Dette skridt, til trods for dets placering på listen, går forud for de ovenstående. Den handler nemlig om din markedsføring og generelle kommunikation. Hvis du er klar og tydelig omkring, hvad du tilbyder af løsninger og til hvem, så er det meget lettere for dine potentielle klienter at 'opdage' sig selv.
Eksempler på dette kunne være, men er ikke begrænset til:
En hjemmeside som tydeligt illustrerer dine ydelser
En samling af dit tidligere arbejde i form af cases og udtalelser fra tidligere klienter
En løbende deling af relevant indhold (posts, guides, artikler mm.) inden for dit ekspertiseområde
Aktiv deltagelse i fora og andre fællesskaber
Kampagner med henblik på at bygge; brand, leads, engagement, koncerteringer
God SEO, så du nemt kan findes
Etc.
Listen er lang, men pointen er den samme. Glem ikke din mulighed for at fortælle hvem du er inden du taler med nye potentielle klienter.
Mange tak fordi du læste med så langt! Vi håber at du fandt denne artikel brugbar og føler dig klædt bedre på til din næste Discovery Session.